Projekt Menedzsment alkalmazása vállalati HR-en

Múlt héten egy konkrét emberi erőforrás interim megbízás során végzett munka bemutatását ígértem, melyben a projekt menedzsment lényege is átszűrődik.
Adott egy néhány éve létrejött szolgáltató központ néhány ügyféllel, ahol a csoportok ügyfélvonalon szerveződnek.  A vállalat fiatal munkavállalókból áll, és lapos szervezetbe kerülnek, ahol – mint bármely más vállalatnál – a közép – és magas szintű pozíciókat betöltő vezetők viszonylag stabilak, míg a telefonos munkát végző munkatársak állandó mozgásban vannak.  Ez utóbbi jelenség számokkal megtámogatva kb. 50-60% éves fluktuációt jelent, ami igen nehéz terhet ró egy szolgáltatás orientált, és ügyfelei felé 24 órában maximális teljesítményt ígérő cégre.Az odaérkező interim HR menedzser első gondolata az lehet: rossz a kiválasztás, nem a megfelelő emberek kerülnek szervezetbe. Alaposabban vizsgálatot kíván azonban a menedzsment és a tulajdonosok: pontosan szeretnék tudni az elvándorlás okát, és arra megvalósítható és eredményt hozó javaslatokat várnak.  Ezen a ponton érdemes megfontolni a célok megfogalmazását, egy projekt csapat létrehozását, és az időkeret megjelölését.

Mi a projekt?

A klasszikus definíció alapján a projekt „ feladatok és tevékenységek sorozata, melynek megfogalmazott célja,  meghatározott kezdeti és befejezési dátummal ellátott ütemterve van, és költségvetéssel rendelkezik, mely határt szab a projektre dedikált erőforrások felhasználásához – ezalatt  a pénzbeli és emberi erőforrások egyaránt értendők” Forrás: The SHRM Learning System, 2008 Version
Más megközelítésben tehát a projekt hármas szorításban áll:  (i.) a működési terület – eredménykényszer; (ii.) időkényszer, valamint (iii.) költségek / erőforrások korlátai között. Ezek a tényezők szoros összefüggésben állnak. Mielőtt bármely projektet elindítunk, számot kell vetnünk ezen tényezőkkel, melyek szigorú határok közé szorítják a munkánkat. 

Visszatérve a fent leírt szolgáltató központ életében fennálló szindrómához, a projekt elindítása az alábbi tényekre épült:

1. cél: a fluktuáció okainak elemzése, megértése, diagnózis felállítása
2. időtartam: 2 hónap
3. költség: belső munkatársak munkaidejének igénybevétele, egyéb pénzforrás nincs

A célban megfogalmazott vizsgálat egy szakmai cselekvési terv alapján történt, melyben a projektcsapat tagjai különböző feladatokat végeztek, elemzéseket készítettek, és beszámoltak. Az eredmény azt mutatja, hogy a munkatársak zöme még próbaidő alatt, vagy közvetlenül próbaidő után mond fel. A probléma gyökerét így az új munkatársak kiválasztásában, bevezető programjában és az első tréningben keressük, mely nagyjából a három hónap próbaidő két hónapját lefedi. Ehhez számos módszert használunk, mint pl. munkakörelemzés, kiválasztási / tréning folyamatok elemzése, interjúztató / tréner munka közbeni megfigyelése, új munkatársakkal való beszélgetés, strukturált kilépő interjúk levezetése, stb.

A fenti vizsgálatok eredménye azt mutatta, hogy meghatározóan a bevezető (Induction) és az első szakmai tréning bátortalanította el az új munkatársakat. Mindkét alapképzés szervezetlen, strukturálatlan formában zajlott, a trénerek leterheltek, motiválatlanok voltak, sokszor minősítő és értékelő megjegyzéseket tettek saját cégükre, a vezetőkre, ad abszurdum az ügyfélre. Továbbá a tréning témája is távol állt a valóságtól, az igazi munkától, hiába tartott hetekig a program, az új munkatársak úgy érezték, nem tudnak megbirkózni a rájuk bízott feladatokkal.  Akiket tehát nem rémisztett el a tréning, az később, a munkába állás nyomán lettek frusztráltak és bizonytalanok.

A projekt célja, a diagnózis felállítása tehát megtörtént, de gondolom, az olvasók nagy része úgy érzi, ez még a megoldást nem hozta meg. Valóban. Arra egy újabb projekt épült, melyben a cél a fluktuáció csökkentése lett. Ehhez sokrétű al-célmeghatározás társult: a hibás, folyamatok átszervezése, a tréninganyagok átdolgozása, on-the-job képzés kialakítása, és minden, ami a vezércélt szolgálja az adott időintervallumon belül szűkös költségvetés felhasználásával. Szeretném megkímélni az olvasót a multi-task projekt menedzsment és az alprojektek módszertanának végigolvasásától – maradjunk annyiban, hogy egy vállalati szintű, az üzletmenetet veszélyeztető jelenség feltárása, javítása és működésbe hozása magas szintű szervezést és tervezést igényel.  A vállalatok nem mindig rendelkeznek belső erőforrással, szakértelemmel egy ilyen mértékű projekt megvalósítására, melyben egy objektív és tapasztalt interim menedzser alkalmazása ideális megoldás lehet.
A fentiek nyomán jövő héten a tehetség menedzsment program, azon belül is a gyakornokok / új belépők alkalmazásának lehetőségeivel foglalkozunk, avagy hogyan vonzzuk, képezzünk és tartsunk meg új munkavállalókat vállalatunk számára.