Vállalatirányítás és HR a felhőből?

Nagyvállalatokon edződött vezetők és HR-esek rémálmaiban időnként előjönnek azok a sok évig tartó, rengeteg pénzt és erőforrást felemésztő projektek, amelyekben valamelyik vezető vállalatirányítási informatikai rendszert és annak HR moduljait vezették be. Az eredmény sok esetben a túlbonyolított és lassú folyamatokban, átláthatatlan táblázatokban és elektronikus űrlapokban, használhatatlan kimutatásokban, és megnövekedett létszámban, valamint magas működési költségekben mutatkozik meg.

Kisebb, rugalmasabb és gyorsan fejlődő cégek vezetői és HR szakemberei korábbi nagyvállalati tapasztalatai, vagy ismerőseik hasonló élményei miatt ezért gyakran eleve elvetik azt az ötletet, hogy a vállalkozást, az ügyfeleket, az erőforrásokat lehetne hatékonyabban és kisebb kockázattal is kezelni, mint kockás füzetben, vagy táblázatkezelő irodai alkalmazásban. Úgy érzik, egy ilyen rendszer gúzsba köti a működést, és rengeteg pénzbe kerül mind a bevezetése, mind a működtetése.

Az utóbbi néhány évben új paradigma mentén nyíltak új lehetőségek a vállalatvezetési és HR folyamatok informatikai támogatására. Ezt az új működési módot hívják Cloud Computing-nak (felhő számítástechnika), Software as a Service-nek (SaaS, szoftver-szolgáltatás), On Demand Applications-nek (igény szerinti alkalmazás). A lényeg: a szoftver egy távoli gépen található és a felhasználók interneten keresztül tudják használni szolgáltatásként. A szolgáltatás magában foglal némi testreszabást és folyamatos magas szintű üzemeltetést. Az ügyfél szempontjából a költségek rendszeres, jellemzően havi szolgáltatási díjban jelennek meg, amely vagy állandó, vagy a felhasználás mértékétől függően változó. Nincs szükség hatalmas beruházásra és több éves projektre az induláshoz, és nincs szükség belső IT üzemeltetés kialakítására az ilyen rendszerekhez. A költségek jól tervezhetőek és a mértékük is elfogadható. A kipróbálásért, egy megvalósítási tanulmányhoz szükséges használatért a legtöbb szoftverért nem is kell fizetni.

A kezdeti szolgáltatások e-mail és irodai szoftverek (szövegszerkesztő, táblázatkezelő, prezentáció készítő, naptár) voltak. Mára kialakultak olyan SaaS megoldások, amelyek nagyvállalatok igényeit is kielégítik.

Példaként álljon itt a Forrester Research felmérésének eredménye, amelyben 93 amerikai és európai vállalatot kérdeztek meg Cloud Computing témában. Az első kérdésre, amelyben a SaaS modell alkalmazását kérdezték, csak 14% válaszolta, hogy nem érdekli a kérdés. A második kérdés: a következő szoftver alkalmazások közül melyikre használnak Cloud Computing alkalmazást?

CRM / Értékesítés (SFA) 29%
Humán erőforrás menedzsment 29%
Ügyfélszolgálat és -támogatás 27%
...
Beszállító menedzsment 17%
Ellátási lánc menedzsment 16%
Megrendeléskezelés 15%
Vállalatirányítási (ERP) szoftver 14%

Milyen cégeknek érdemes gondolkodni SaaS megoldásokban? Például gyorsan növekvő KKV-knak, akik szervezettebben és profi támogató alkalmazásokkal szeretnének működni, de nem akarnak giga beruházási projekteket és hatalmas költségeket, valamint rugalmasak akarnak maradni. Akik az üzletmenetre, üzletfejlesztésre szeretnének fókuszálni, nem a támogató informatikára.

Persze, ugyanezen szempontok miatt nagyvállalatok is fontolóra vehetik, hogy akár új HR rendszer bevezetésekor, akár a régi lecserélésekor megfelel-e egy SaaS megoldás nekik.

Az óvatosabbak kis lépést is tehetnek, mint például egy német gyökerű patinás világcég, amely néhány HR alfolyamatának támogatását oldja meg világszinten egy kaliforniai SaaS megoldással. Az elemzők szerint a cég hagyományos, szintén német gyökerű ERP/HR szoftver szállítója valószínűleg nem reagált elég gyorsan az igényekre termékfejlesztéssel, nem képes az igényelt szolgáltatásra, az ügyfele viszont nem várt rá tovább. Tanulságos történet.

Hogyan találjuk meg a számunkra szükséges megoldást? Egy gyors kereséssel találhatunk szolgáltatókat, szakmai fórumokat és folyóiratokat, vagy akár SaaS "szaknévsort" is. A lehetőségek megismerése után érdemes magunkba, a cégünkbe néznünk, és kigondolni, mire is van igazán szükségünk, milyen problémákat, feladatokat akarunk megoldani HR vagy vállalatirányítási szoftverrel.

Ezt a lépést nem érdemes kihagyni, ezzel tesszük a cégünk továbbfejlődése érdekében a legjobbat. Akár maradunk a kockás füzetnél, vagy táblázatkezelőnél, akár veszünk szoftvert, legyen az hagyományosan a géptermünkben, vagy a felhőben.